Najbezpieczniej zakończyć mail formalny zwrotem „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”. Formułę dopasuj do relacji z odbiorcą i połącz z pełnym podpisem. Jeśli wiadomość zaczyna się od „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” lub „Szanowni Państwo”, zakończenie także powinno zachować oficjalny ton.
Jak wybrać zwrot kończący maila?
Decydują przede wszystkim relacja z odbiorcą, jego stanowisko oraz to, czy jest to pierwszy kontakt. Do urzędu, instytucji, wykładowcy, rekrutera lub osoby, której nie znasz, wybierz formę oficjalną. W dalszej korespondencji z klientem albo współpracownikiem możesz pozwolić sobie na nieco mniej formalny ton.
| Relacja | Zwrot kończący | Kiedy stosować |
|---|---|---|
| Oficjalna | Z poważaniem Z wyrazami szacunku |
Kontakt z urzędem, instytucją, wykładowcą, rekruterem lub osobą nieznajomą |
| Półoficjalna | Łączę pozdrowienia Z poważaniem |
Korespondencja z klientem lub współpracownikiem, gdy relacja jest już ustalona |
| Służbowa | Pozdrawiam | Dalsza wymiana wiadomości z osobą, z którą pozostajesz w bezpośrednim kontakcie |
W razie wątpliwości lepiej wybrać formę bardziej formalną. „Z poważaniem” jest neutralne, poprawne i pasuje do większości oficjalnych sytuacji. „Z wyrazami szacunku” brzmi nieco bardziej podniośle, dlatego dobrze sprawdza się w korespondencji z osobą wyższą rangą lub z instytucją.
„Z poważaniem” czy „Pozdrawiam”?
„Z poważaniem” jest bezpieczniejszym wyborem niż „Pozdrawiam”, zwłaszcza przy pierwszym kontakcie. Użyj go w wiadomości do urzędu, szkoły, uczelni, pracodawcy, rekrutera, profesora lub osoby, której nie znasz.
„Pozdrawiam” nie jest błędem w każdej wiadomości służbowej, ale ma mniej formalny charakter. Pasuje przede wszystkim do dalszej korespondencji z klientem lub współpracownikiem, gdy wcześniej przyjęliście bardziej bezpośredni styl. W mailu do instytucji albo osoby o wyższym statusie może zabrzmieć zbyt swobodnie.
Znaczenie ma także spójność z powitaniem. Po rozpoczęciu „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” lub „Szanowni Państwo” najlepiej napisać „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”. Jeśli wiadomość zaczyna się od „Dzień dobry”, w mniej oficjalnej sprawie dopuszczalne jest „Pozdrawiam”.
Podobna zasada dotyczy słowa „Witam”. W oficjalnym mailu lepiej zastąpić je formą skierowaną bezpośrednio do odbiorcy, na przykład „Szanowni Państwo” lub „Szanowna Pani”. Początek wiadomości ustawia jej ton, dlatego swobodne powitanie i bardzo formalne zakończenie mogą tworzyć niespójną całość.
Jak zapisać zakończenie i podpis?
Formułę pożegnalną umieść w osobnej linii, a podpis – poniżej. W zakończeniu maila formalnego obowiązują proste zasady edycji:
- Nie stawiaj przecinka po formule pożegnalnej – zapisz „Z poważaniem”, a nie „Z poważaniem,”.
- Rozpocznij zwrot wielką literą – na przykład „Z wyrazami szacunku”.
- Nie stawiaj kropki po nazwisku – podpis „Anna Kowalska” nie wymaga końcowego znaku interpunkcyjnego.
- Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem, szczególnie przy pierwszym kontakcie i w korespondencji oficjalnej.
- Nie zastępuj pełnego podpisu inicjałami, jeśli piszesz do urzędu, pracodawcy lub nieznanego odbiorcy.
Poprawny zapis może wyglądać tak:
Z poważaniem
Anna Kowalska
Jeżeli korzystasz ze stopki służbowej, umieść jej elementy w uporządkowanej kolejności:
- Imię i nazwisko
- Stanowisko lub nazwa działu
- Dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail
Stopka nie zastępuje podpisu w treści wiadomości. W mailu formalnym pełne imię i nazwisko powinno pojawić się bezpośrednio pod zwrotem kończącym, nawet jeśli dane nadawcy są widoczne w adresie lub automatycznej stopce.
Co sprawdzić przed wysłaniem?
Przed kliknięciem przycisku „Wyślij” szybko sprawdź najważniejsze elementy zakończenia:
- Powitanie i zakończenie mają podobny poziom formalności.
- Wybrany zwrot pasuje do relacji z odbiorcą.
- Pod formułą pożegnalną znajduje się pełny podpis.
- Po zwrocie nie ma przecinka, a po nazwisku nie ma kropki.
- Imię, nazwisko i dane kontaktowe są zapisane poprawnie.
W korespondencji do urzędu, instytucji lub osoby, z którą kontaktujesz się pierwszy raz, wybierz „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”. „Pozdrawiam” zostaw na sytuacje, w których relacja jest już mniej formalna, a styl rozmowy został wcześniej ustalony.
