Jak przedstawiać ludzi w pracy? Zasady savoir-vivre

W pracy o kolejności przedstawiania decyduje przede wszystkim hierarchia służbowa, a nie wiek ani płeć. Osobę niższą rangą przedstawiamy osobie wyższej rangą, wyraźnie wypowiadając jej imię, nazwisko i – gdy to potrzebne – stanowisko.

Hierarchia zamiast wieku i płci

Poprawne przedstawianie osób nie jest wyłącznie formalnością. Ułatwia rozpoczęcie rozmowy, pokazuje szacunek wobec rozmówców i pomaga zbudować profesjonalne pierwsze wrażenie. W środowisku zawodowym obowiązuje precedencja w pracy, czyli zasada ustalająca kolejność na podstawie stanowiska oraz, w niektórych sytuacjach, stażu.

Oznacza to, że pracownik niższy rangą przedstawia się osobie zajmującej wyższe stanowisko. Tak samo postępuje osoba, która przedstawia sobie dwoje rozmówców. Klienta traktuje się jako gościa firmy, dlatego zwykle przedstawia się go przedstawicielowi firmy o wyższej randze.

Jeżeli dwie osoby zajmują równorzędne stanowiska, można zastosować staż pracy jako dodatkowy wyznacznik. Osoba krócej pracująca w firmie przedstawia się pracownikowi z dłuższym stażem. Gdy i ten czynnik nie rozstrzyga sytuacji, znaczenie ma kontekst spotkania oraz rola gospodarza.

Jak przedstawić dwie osoby krok po kroku?

Najważniejsza reguła brzmi: najpierw wymieniamy osobę wyższą rangą, a następnie przedstawiamy jej osobę niższą rangą. Przykładowo: „Pani Dyrektor, przedstawiam Piotra Kowalskiego, specjalistę do spraw sprzedaży. Panie Piotrze, to pani Anna Nowak, dyrektor działu sprzedaży”. Procedura może wyglądać tak:

1. Ustal kolejność – sprawdź stanowiska rozmówców, a przy równorzędnych funkcjach także ich staż pracy.
2. Zwróć się do osoby wyższej rangą – wymień jej imię, nazwisko i stanowisko, jeśli pomaga to zorientować się w sytuacji.
3. Przedstaw drugą osobę – podaj jej imię, nazwisko oraz krótką informację zawodową, na przykład dział lub zakres obowiązków.
4. Skieruj wzrok do osoby, o której mówisz – dzięki temu rozmówcy wiedzą, kogo właśnie przedstawiasz.
5. Poczekaj na reakcję – osoba niższa rangą nie powinna automatycznie wyciągać ręki do przełożonego. W sytuacji biznesowej rękę jako pierwszy podaje zwykle rozmówca wyższy rangą.

Imię i nazwisko trzeba wypowiedzieć spokojnie oraz wyraźnie. Nie należy pomijać nazwiska ani mówić go zbyt szybko, szczególnie gdy jest mniej typowe lub trudne do wymówienia. Jeżeli wcześniej znasz uczestników spotkania, upewnij się przed rozmową, jak poprawnie wymawiać ich dane.

Krótkie dopowiedzenie może ułatwić rozpoczęcie rozmowy, ale nie powinno zamieniać się w długą charakterystykę. Wystarczy wskazać stanowisko, dział lub cel udziału w spotkaniu. Przy przedstawianiu klienta można powiedzieć, czym zajmuje się w swojej firmie, a następnie przedstawić mu osobę odpowiedzialną za dalszą rozmowę.

Dobre praktyki i najczęstsze błędy

Mowa ciała i sposób wypowiadania słów wpływają na odbiór prezentacji równie mocno jak sama kolejność. Zwróć uwagę na następujące zasady:

• Stań, jeśli sytuacja na to pozwala, i zwróć się całym ciałem do rozmówców.
• Utrzymuj naturalny kontakt wzrokowy z osobą, którą właśnie przedstawiasz.
• Wypowiadaj imiona i nazwiska wyraźnie, bez pośpiechu i ściszania głosu.
• Nie przedstawiaj wielu osób jednocześnie, gdy spotkanie ma formalny charakter.
• Podaj krótką informację, która ułatwi rozmówcom znalezienie wspólnego tematu.
• Nie zakładaj, że druga osoba zapamięta niedbale rzucone nazwisko.

Najczęstsze gafy wynikają z pomieszania etykiety towarzyskiej z zawodową. W pracy nie przedstawiaj młodszego przełożonemu tylko dlatego, że jest młodszy, ani kobiety mężczyźnie wyłącznie ze względu na płeć. Błędem jest także wymienienie najpierw osoby ważniejszej, a dopiero potem osoby, która powinna zostać jej przedstawiona.

Specyficzne sytuacje w biurze

Gdy dołączasz do grupy prowadzącej rozmowę, nie przerywaj jej natychmiast. Poczekaj na naturalną przerwę. Jeśli w grupie jest przełożony lub gospodarz spotkania, to on powinien przedstawić cię pozostałym. Jeżeli takiej osoby nie ma, przedstaw się samodzielnie każdemu rozmówcy, najlepiej pojedynczo, zamiast wymieniać swoje dane wszystkim naraz.

Przy spotkaniu z klientem zewnętrznym gospodarz powinien zadbać o jasne przedstawienie uczestników i wskazać ich role. Dzięki temu klient od razu wie, z kim rozmawia i do kogo kierować poszczególne pytania.

Najprostsza zasada do zapamiętania jest taka: stanowisko wyznacza kolejność, staż rozstrzyga sytuacje równorzędne, a wyraźnie wypowiedziane nazwisko ułatwia dalszą współpracę.