Jak wymieniać się wizytówkami? Zasady etykiety biznesowej

Wymiana wizytówek to nie tylko przekazanie danych kontaktowych, lecz także krótki test biznesowego savoir-vivre’u. Wizytówkę podaj prawą ręką, tekstem skierowanym do rozmówcy, a otrzymaną najpierw przeczytaj, zamiast od razu ją chować. O kolejności zwykle decyduje hierarchia – inicjatywa należy do osoby wyższej rangą.

Jak poprawnie wręczyć wizytówkę?

Wizytówka jest przedłużeniem profesjonalnej tożsamości. Dlatego powinna być czysta, niepognieciona i zawierać aktualne dane. Najlepiej przechowywać ją w wizytowniku, który chroni kartoniki przed zagięciem i zabrudzeniem.

Samo wręczenie powinno być spokojne i czytelne. Podczas spotkania warto stać wyprostowanym, nawiązać kontakt wzrokowy i wypowiedzieć swoje imię oraz nazwisko. Prawidłowa sekwencja wygląda następująco:

1. Przygotuj wizytówkę – wyjmij ją z wizytownika dopiero wtedy, gdy nadejdzie właściwy moment.
2. Użyj prawej ręki – to standard przyjęty w biznesowym savoir-vivre.
3. Ustaw wizytówkę tekstem do odbiorcy – rozmówca powinien móc od razu przeczytać imię, nazwisko i stanowisko.
4. Podaj ją bez pośpiechu – najlepiej w pozycji stojącej, jeśli pozwalają na to warunki spotkania.

Nie kładź wizytówki na stole i nie przesuwaj jej w stronę kontrahenta. Takie zachowanie jest wyraźnym faux pas, ponieważ odbiera czynności osobisty i pełen szacunku charakter. Wizytówkę należy wręczyć bezpośrednio do ręki, a nie „podsuwać” po blacie.

Co zrobić z otrzymaną wizytówką?

Po przyjęciu wizytówki przeczytaj przynajmniej najważniejsze informacje. Sprawdź imię, nazwisko i stanowisko rozmówcy. To oznaka szacunku, a przy okazji pomaga zapamiętać dane osoby, z którą właśnie rozmawiasz.

Nie chowaj kartonika natychmiast do kieszeni ani portfela. Podczas spotkania możesz przez chwilę trzymać go w dłoni lub położyć przed sobą na stole. Dzięki temu łatwiej zwrócisz się do rozmówcy właściwym imieniem i unikniesz niezręcznego pytania o stanowisko.

Po zakończeniu rozmowy schowaj wizytówkę do wizytownika. Jeśli go nie masz, wybierz wewnętrzną kieszeń marynarki lub inne miejsce, w którym kartonik się nie zagniecie. Kieszeń spodni, zwłaszcza tylna, jest złym rozwiązaniem i może zostać odebrana jako brak szacunku. Nie mieszaj otrzymanych wizytówek z własnymi, ponieważ łatwo wtedy pomylić kontakty przy kolejnym spotkaniu.

Kiedy wymieniać się wizytówkami?

Wymiana najczęściej następuje na początku pierwszego spotkania, gdy znajomość uczestników jest jeszcze niewielka. Jeżeli spotkanie ma określony porządek i rozmowa już się rozpoczęła, wizytówkę można wręczyć później, gdy pojawi się naturalny kontekst do przekazania danych.

Na początku warto kierować się trzema zasadami:

• Spotkanie biznesowe – wymień się wizytówkami na początku, zwłaszcza gdy uczestnicy poznają się po raz pierwszy.
• Targi i konferencje – wręczaj wizytówkę osobom, z którymi rzeczywiście chcesz utrzymać kontakt lub rozpocząć współpracę.
• Restauracja – wymianę przeprowadź przed posiłkiem albo po nim, nigdy w trakcie jedzenia.

Nie rozdawaj wizytówek wszystkim bez wyjątku. Selektywność pokazuje, że przekazujesz kontakt z konkretnym celem, a nie traktujesz wizytówek jak materiałów reklamowych.

Kto powinien pierwszy wręczyć wizytówkę?

W sytuacji zawodowej pierwszeństwo należy zwykle do osoby wyższej rangą albo do gospodarza spotkania. Jeśli rozmawiasz z dyrektorem, właścicielem firmy lub przedstawicielem strony zapraszającej, poczekaj na jego inicjatywę. Nie proś osoby na wyższym stanowisku o wizytówkę i nie wyciągaj swojej zbyt wcześnie, jeśli kontekst nie wskazuje na taką potrzebę.

Jeżeli ktoś wręczył ci swoją wizytówkę, należy odpowiedzieć tym samym gestem. Gdy w spotkaniu uczestniczy kilka osób, zadbaj o przekazanie wizytówki wszystkim, z którymi faktycznie będziesz rozmawiać. Hierarchia wyznacza pierwszeństwo, ale nie zwalnia z uprzejmego uwzględnienia pozostałych uczestników.

Co zrobić, gdy nie masz wizytówki?

Brak wizytówki nie powinien prowadzić do długich tłumaczeń ani komentarzy o oszczędnościach firmy. Jeśli masz ogólną wizytówkę firmową, możesz dopisać na niej swoje imię, nazwisko, stanowisko i bezpośredni numer telefonu. Taki odręczny dopisek jest bardziej elegancki niż odmowa przekazania kontaktu.

Jeżeli dane na wizytówce są nieaktualne, przekreśl stare informacje i wpisz obok właściwe. Po spotkaniu zamów nowe kartoniki. Nie wręczaj wizytówki z błędnym numerem telefonu lub nieaktualnym stanowiskiem, ponieważ utrudni to kontakt i osłabi wiarygodność.

W sytuacji awaryjnej liczy się nie perfekcyjny kartonik, lecz sposób reakcji. Ręcznie dopisane dane przekazane spokojnie i bez usprawiedliwień świadczą o większym profesjonalizmie niż nieaktualna wizytówka wręczona bez wyjaśnienia.

Profesjonalna wymiana wizytówek opiera się na prostych gestach: właściwej kolejności, bezpośrednim podaniu, czytelnym układzie tekstu i uważnym przyjęciu. Traktowanie kartonika z szacunkiem pokazuje, że tak samo traktujesz osobę, która go wręczyła.