RSVP – telefonicznie czy pisemnie? Jak odpowiedzieć na zaproszenie?

Jeśli na zaproszeniu podano sposób potwierdzenia, zawsze należy się do niego zastosować. Gdy widnieje numer telefonu, zadzwoń. Gdy wskazano adres e-mail, formularz albo kartę odpowiedzi, wybierz właśnie tę formę. Jeżeli zaproszenie nie zawiera instrukcji, dopasuj sposób kontaktu do jego charakteru – przy formalnym wydarzeniu najlepiej wybrać odpowiedź pisemną lub telefoniczną, a przy mniej formalnym spotkaniu wystarczy uzgodniona, bezpośrednia forma kontaktu.

RSVP – co oznacza i czy trzeba odpowiadać?

Skrót RSVP pochodzi od francuskiego répondez s’il vous plaît, czyli „proszę odpowiedzieć”. Oznacza formalną prośbę o potwierdzenie obecności albo przekazanie informacji o nieobecności. Nie jest to opcjonalna sugestia. Osoba zaproszona powinna odpowiedzieć w terminie wskazanym przez gospodarza, niezależnie od tego, czy przyjmuje zaproszenie, czy z niego rezygnuje.

Odpowiedź jest potrzebna nie tylko ze względów grzecznościowych. Organizator na jej podstawie ustala liczbę miejsc, zamawia catering, przygotowuje materiały lub prezenty i planuje obsługę wydarzenia. W przypadku spotkania biznesowego terminowe RSVP wpływa także na profesjonalny wizerunek oraz relację z partnerami.

Przy potwierdzaniu udziału obowiązują najważniejsze zasady:

• Odpowiedz w terminie – zwlekanie utrudnia organizację i może zostać odebrane jako lekceważenie gospodarza.
• Wybierz wskazany kanał kontaktu – numer telefonu oznacza rozmowę, a adres e-mail odpowiedź elektroniczną.
• W sprawach formalnych zachowaj profesjonalny ton – dotyczy to szczególnie zaproszeń służbowych i uroczystości oficjalnych.
• Nie odmawiaj przez SMS – krótka wiadomość tekstowa nie jest właściwą formą odpowiedzi na formalne zaproszenie, chyba że gospodarz wyraźnie ją dopuścił.

Co powinno zawierać potwierdzenie?

Treść odpowiedzi zależy od stopnia formalności wydarzenia. W rozmowie telefonicznej wystarczy uprzejme podziękowanie i jasna deklaracja, natomiast e-mail lub karta odpowiedzi powinny zawierać nieco więcej informacji. Nie pozostawiaj gospodarza z domysłem, czy przychodzisz i ile osób obejmuje potwierdzenie.

W poprawnej odpowiedzi uwzględnij:

• Podziękowanie za zaproszenie – na przykład „Dziękuję za zaproszenie”.
• Jasną deklarację – napisz lub powiedz, że przyjmujesz zaproszenie albo nie będziesz uczestniczyć.
• Liczbę osób – zaznacz, czy przychodzisz samodzielnie, czy z osobą towarzyszącą.
• Informacje organizacyjne – podaj ewentualne preferencje dietetyczne, alergie lub inne dane, o które prosi gospodarz.

Przy wydarzeniu biznesowym możesz przy okazji potwierdzić datę, godzinę i miejsce albo poprosić o agendę, informacje dotyczące dojazdu czy obowiązującego stroju. Nie dodawaj jednak pytań, na które odpowiedź znajduje się już w zaproszeniu.

Odmowę najlepiej przekazać z wyprzedzeniem, krótko i uprzejmie. Nie trzeba szczegółowo tłumaczyć przyczyny. Wystarczy podziękować za zaproszenie, wyrazić żal z powodu nieobecności i, jeśli to szczere, zaznaczyć chęć spotkania przy innej okazji.

Przykładowe potwierdzenie pisemne może brzmieć: „Dziękuję za zaproszenie. Z przyjemnością potwierdzam swoją obecność na przyjęciu 12 czerwca. Przyjdę z osobą towarzyszącą”. W przypadku odmowy: „Dziękuję za zaproszenie. Niestety nie będę mogła uczestniczyć w uroczystości. Życzę Państwu udanego spotkania”.

Co zrobić, gdy plany się zmienią?

Jeżeli po potwierdzeniu obecności wydarzy się coś nieprzewidzianego, skontaktuj się z gospodarzem natychmiast. Wybierz telefon lub e-mail zgodnie z formalnością relacji i sposobem wskazanym na zaproszeniu. Przeproś za zmianę, krótko wyjaśnij przyczynę i nie czekaj do ostatniej chwili.

W przypadku ważnej uroczystości rodzinnej, takiej jak wesele lub jubileusz, można rozważyć wysłanie kwiatów albo innego drobnego gestu. Nie zastępuje on jednak szybkiej informacji o nieobecności.

Najważniejsza zasada odpowiedzi RSVP

Nie wybierasz między telefonem a odpowiedzią pisemną według własnej wygody. Najpierw sprawdzasz instrukcję na zaproszeniu, a dopiero gdy jej brakuje, dopasowujesz formę do charakteru wydarzenia i relacji z gospodarzem. Terminowa, jednoznaczna odpowiedź jest wyrazem szacunku zarówno podczas prywatnego przyjęcia, jak i spotkania biznesowego.