Jakie zwroty grzecznościowe stosować na co dzień?

Zwroty grzecznościowe pomagają rozpocząć rozmowę, podtrzymać kontakt i okazać szacunek. Najważniejsze jest dopasowanie ich do relacji oraz sytuacji: inaczej rozmawiamy z bliską osobą, inaczej z nieznajomym, wykładowcą czy urzędnikiem.

Dlaczego zwroty grzecznościowe są ważne?

Zwroty grzecznościowe pełnią nie tylko funkcję informacyjną. Mają także funkcję fatyczną, czyli pomagają nawiązać i podtrzymać relację z drugą osobą. „Dzień dobry”, „proszę”, „dziękuję” czy „przepraszam” pokazują, że zauważasz rozmówcę i liczysz się z jego obecnością.

Nie chodzi przy tym o sztywne powtarzanie formułek. Ten sam komunikat można wyrazić oficjalnie albo swobodnie. Dobór słów zależy od tego, jak dobrze znasz rozmówcę, jaka jest różnica wieku lub pozycji oraz czy rozmawiacie prywatnie, czy zawodowo.

Jak dobrać zwrot do relacji?

Prosta zasada mówi, że im mniej znasz rozmówcę, tym ostrożniej należy dobierać styl wypowiedzi. W nowej pracy, urzędzie, sklepie czy podczas pierwszego kontaktu zawodowego bezpieczniej zacząć od formy oficjalnej. Swobodniejszy język można wprowadzić wtedy, gdy relacja wyraźnie na to pozwala.

W codziennej rozmowie z nieznajomym naturalnie brzmią „przepraszam”, „proszę” i „dziękuję”. Możesz powiedzieć: „Przepraszam, czy wie pan, gdzie jest najbliższa apteka?” albo „Proszę bardzo”, gdy coś komuś podajesz. Wśród znajomych dopuszczalne są krótsze formy, takie jak „masz”, „trzymaj”, „dzięki” czy „sorki”, ale ich użycie zależy od stopnia zażyłości.

Jak pisać maile, by nie popełnić gafy?

W korespondencji trzeba rozróżnić wiadomość prywatną od oficjalnej. Do znajomego możesz napisać „Cześć” albo „Hej” i zakończyć mail „Pozdrawiam”, „Do zobaczenia” lub „Miłego dnia”. W pierwszym kontakcie zawodowym, wiadomości do urzędu albo mailu do wykładowcy lepiej zachować większy dystans.

Najwięcej wątpliwości budzi słowo „Witam”. W rozmowie ustnej jest zwyczajnym powitaniem, ale na początku oficjalnego maila bywa odbierane jako zbyt bezpośrednie. Wynika to z jego tradycyjnego skojarzenia z gospodarzem witającym gości, a więc z osobą zajmującą pozycję nadrzędną. Nie każdy odbiorca uzna ten zwrot za błąd, jednak w formalnej korespondencji bezpieczniej wybrać inną formę.

Do urzędnika, wykładowcy lub nieznanego adresata możesz użyć następujących rozpoczęć:

• Szanowny Panie – gdy piszesz do mężczyzny.
• Szanowna Pani – gdy piszesz do kobiety.
• Szanowni Państwo – gdy wiadomość kierujesz do grupy albo nie znasz tożsamości odbiorców.
• Dzień dobry – gdy sytuacja jest zawodowa, ale nie wymaga bardzo uroczystego tonu.

Na zakończenie oficjalnego maila najlepiej sprawdzą się „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” albo „Łączę wyrazy szacunku”. „Pozdrawiam” jest powszechnie używane i może być akceptowalne w mniej formalnej relacji, szczególnie gdy korespondencja zaczyna się od „Dzień dobry”. Przy wyraźnej różnicy stanowisk lub w piśmie urzędowym bezpieczniej wybrać bardziej oficjalne pożegnanie.

Oficjalny mail możesz ułożyć w następującej kolejności:

1. Wpisz krótki i konkretny temat wiadomości.
2. Rozpocznij od zwrotu powitalnego dopasowanego do adresata.
3. Przedstaw sprawę w przejrzystych akapitach.
4. Zakończ wiadomość formułą pożegnalną i podpisz się imieniem oraz nazwiskiem.

Jak stawiać przecinki w zwrotach?

Zwrot powitalny zapisuje się na początku osobnej linii. Po nim można postawić przecinek, a treść wiadomości rozpocząć w nowym akapicie. W tradycyjnym zapisie po przecinku pierwszy wyraz powinien mieć małą literę, jednak w mailach często rozpoczyna się nowy akapit wielką literą. Jeśli zależy ci na jednoznacznie formalnym zapisie, możesz użyć wykrzyknika po powitaniu i rozpocząć kolejne zdanie wielką literą, choć w oficjalnych wiadomościach przecinek jest zwykle spokojniejszym wyborem.

Najważniejsze zasady zapisu wyglądają tak:

• Po zwrocie „Szanowny Panie,” albo „Dzień dobry,” można rozpocząć treść w nowym akapicie.
• Po zwrocie pożegnalnym nie stawia się przecinka ani kropki, dlatego piszemy „Z poważaniem”, a nie „Z poważaniem,”.
• Po formule pożegnalnej zostawia się miejsce na podpis, bez dodatkowego znaku interpunkcyjnego.
• W korespondencji oficjalnej zaimki odnoszące się do adresata, takie jak „Pan”, „Pani”, „Państwo”, „Panu” i „Państwu”, zapisuje się wielką literą.

Przykładowy zapis może wyglądać tak:

Szanowny Panie Profesorze,

zwracam się z prośbą o przesłanie tematu eseju.

Z poważaniem

Jan Kowalski

Jak zwracać się do osób z tytułami i funkcjami?

W środowisku akademickim i zawodowym tytuł lub pełniona funkcja często należy do formy grzecznościowej. Do profesora można napisać „Szanowny Panie Profesorze” albo „Szanowna Pani Profesor”. W kontakcie z doktorem odpowiednie będą formy „Szanowny Panie Doktorze” i „Szanowna Pani Doktor”. Jeśli nie masz pewności, jaki tytuł ma wykładowca, sprawdź go na stronie uczelni.

Podobnie postępuje się w przypadku niektórych funkcji zawodowych. Możesz użyć form „Panie Mecenasie”, „Pani Prokurator”, „Panie Dyrektorze”, „Pani Prezes”, „Panie Rektorze” czy „Pani Dziekan”. W rozmowie ustnej dopuszczalne bywa także neutralne „Proszę pana” lub „Proszę pani”, ale pominięcie tytułu w oficjalnym mailu może zostać odebrane jako brak uwagi albo szacunku.

Notatka ekspercka: tytułowanie nie jest obowiązkowe w każdej rozmowie, lecz przy pierwszym kontakcie formalnym lepiej go nie pomijać. Gdy odbiorca sam zaproponuje prostszą formę, możesz się do niej dostosować.

Najważniejsza zasada codziennej komunikacji

Uprzejmość nie polega na używaniu najbardziej oficjalnych słów w każdej sytuacji. Liczy się uważność na relację i reakcję rozmówcy. „Dzień dobry” będzie właściwe wobec nieznajomego, „cześć” wobec przyjaciela, a „Szanowny Panie Profesorze” w mailu akademickim. Gdy masz wątpliwości, zacznij bardziej formalnie – naturalne skrócenie dystansu jest łatwiejsze niż naprawienie zbyt poufałego pierwszego wrażenia.